Primul pas către un pre-work eficient este o piatră de temelie pentru orice companie care vrea să își optimizeze fluxurile de lucru. Această etapă este dedicată organizării propriilor resurse, un proces meticulos care începe cu analiza și extracția datelor relevante din programele de contabilitate.
Scopul este să identifici și să păstrezi doar acele resurse care sunt esențiale pentru operațiunile companiei — fie că vorbim de materiale achiziționate frecvent, în cantități mari, sau care reprezintă o valoare financiară semnificativă.
Cum facem acest lucru:
Exportă resursele în CSV — programele de contabilitate permit exportul resurselor, așa că poți scoate toate resursele achiziționate în ultimii 2 ani.
Realizează un pivot al acestor resurse, în care să vezi cantitățile totale achiziționate în cei 2 ani, numărul de achiziții realizate și valoarea financiară aferentă.
Doar un sfert din repere contează cu adevărat
Deși probabil ai câteva mii de repere ca resurse, în jur de 25% au cu adevărat relevanță — sunt folosite des în investițiile voastre. Același lucru este valabil și pentru furnizorii cu care ați colaborat de-a lungul timpului.
Odată identificate aceste 25% din resurse, organizează-le pe categorii: categorie de lucrări, aplicabilități, tip material, dimensiuni și furnizor. Această categorisire facilitează accesul rapid și eficient la informații.
Etichetează fiecare resursă cu un cod intern specific companiei. Acest cod servește drept identificator unic și facilitează asocierea rapidă și automată a resurselor interne cu codurile corespunzătoare de la furnizori.
Această asociere automată este esențială pentru menținerea unei comunicări fluide și pentru optimizarea procesului de achiziție, asigurând că toate părțile implicate au o înțelegere clară și unificată a resurselor.
Reguli pentru codificare
Codarea trebuie să țină cont de categorisirea făcută anterior, pentru o identificare cât mai ușoară. De asemenea, trebuie să fie formată din maximum 16 caractere, astfel încât să nu fie prea lungă și să poată fi integrată în programul de contabilitate.
De reținut
Organizarea și categorisirea resurselor este piatra de temelie a eficientizării fluxurilor dintr-o companie. Fără ea, chiar dacă reușim să digitalizăm un alt flux din ofertare, pe termen lung rezultatul nu va fi cel dorit.